Harmen Kielstra is managing director van CelSian: partner voor glasproducenten wereldwijd. De laatste jaren is CelSian hard gegroeid: van nog geen 20 medewerkers naar meer dan 30, en met nieuwe vestigingen in Duitsland en Amerika. Om die groei in goede banen te leiden zocht Harmen samen met TwoBirds een interim COO, die hij vond in Belén Hein.
Harmen: “In anderhalf jaar tijd is ons team hard gegroeid. Ik merkte daardoor dat bepaalde processen begonnen te piepen en te kraken. Als je één nieuwe medewerker hebt, gaat die persoon zich vanzelf gedragen naar de organisatie. Maar als je in korte tijd veel nieuwe medewerkers hebt, gaat dat niet meer vanzelf. Dan zijn er heldere afspraken nodig over hoe processen ingericht zijn en wat er van mensen verwacht wordt. Dat is niet iets waar ik van nature energie van krijg. Toen ik een podcast van TwoBirds hoorde, viel alles op z’n plek. Dat was het moment waarop ik realiseerde dat ik een COO nodig had.”
Harmen: “Belén en ik hebben elkaar via TwoBirds ontmoet. Eerst heb ik een aantal keer met Guido gesproken, met name over de vraag: hebben we een vaste of tijdelijke COO nodig? We besloten voor een interim COO te gaan, Guido stelde mij toen voor aan drie COO’s. Het waren alle drie toppers, die in hun handen zaten te wrijven om te beginnen.
Uiteindelijk heb ik voor Belén gekozen vanwege haar internationale achtergrond. Hier in Eindhoven werken we al met meer dan tien nationaliteiten en we hebben ook een vestiging in de Verenigde Staten en Duitsland. Dat brengt een andere dynamiek met zich mee, je moet op een andere manier afspraken maken over hoe je werkt. Zeker in de VS: daar ga je niet elke maand heen. Ik had iemand nodig die ook op dat vlak de organisatie naar een hoger niveau kon brengen. Dat was bij Belén in goede handen.
Belén: “Ik was meteen enthousiast. Ik ben zelf ook ondernemer, heb mijn eigen startup gehad en die ervaring wilde ik meebrengen naar een bedrijf met een internationaal team dat hulp kon gebruiken met opschalen. Het was daarom een natuurlijke match: CelSian en Harmen ‘ticked all the boxes’.
Belén: “Harmen en ik houden allebei van eerlijkheid en duidelijkheid. Daardoor konden we vrij gemakkelijk open zijn en elkaar vertrouwen. Ik had de ruimte om volledig mezelf te zijn bij Harmen. En ook al kwam ik binnen als buitenstaander, ik voelde dat we een gedeelde missie hadden om een aantal uitdagingen op te lossen.”
Harmen: “Als CEO kan het soms wat eenzaam zijn, je werkt en maakt beslissingen op een ander niveau. Belén weet hoe dat is, omdat ze haar eigen startup heeft gerund. Daardoor zaten we op de juiste frequentie, ze stelde de juiste vragen. We konden zo relatief snel bepalen wat we gingen doen, dat was enorm waardevol.”
Harmen: “We kunnen trots zijn op waar we nu staan vergeleken met vijf maanden geleden, het bedrijf en vooral de mensen zijn nu op een betere plek. Belén heeft met terugwerkende kracht een belangrijke rol gespeeld in het bouwen van een stevige organisatie, ook voor onze vestigingen in het buitenland. Maar we hebben nu bijvoorbeeld ook een nieuwe manier van plannen: voorheen was het zo dat ieder voor zich plande, dat zorgde soms voor behoorlijk wat individuele stress. Door Belén is dat nu een gedeelde verantwoordelijkheid geworden van de verschillende teams. Voor de mensen in onze teams is dat echt een opluchting, daar ben ik Bélen dankbaar voor.”
Belén: “Als buitenstaander en iemand die in processen denkt, zie je sneller wat het onderliggende probleem is. Je legt dingen bloot die achteraf gezien misschien voor de hand liggen, maar die je niet ziet als je in de dagelijkse operatie werkt. Zo hoop ik bijvoorbeeld achter te laten dat teams ook zelf kritisch moeten zijn over welke dingen niet meer werken en wat er beter kan. Ik heb veel tijd besteed aan het coachen van de teams: is er iets dat je frustreert? Dan moeten we daarover praten, want dat is een signaal dat er iets anders of beter kan. Voor mij is dat iets wat van nature gaat, maar iedereen kan dat leren. Harmen is daar ook een drijvende kracht in, door de manier waarop hij leiderschap toont en veranderingen doorvoert.”
Harmen: “Forceer jezelf om een aparte check-in te hebben over jullie gezamenlijke doelen, om te kijken of jullie nog op koers zijn. Zo blijf je qua deliverables op één lijn zitten, want in de praktijk kun je heel makkelijk afdwalen. Daarnaast is vertrouwen en plezier ook heel belangrijk: daarmee kun je veel bereiken.”
Belén: “De afstemming tussen de CEO en COO moet heel scherp zijn, juist ook wanneer er verschillen zijn. Het is belangrijk om daar de tijd voor te nemen, erover te praten en ze op te lossen, zodat je ‘on the same page’ bent. Dat is cruciaal voor de dynamiek als duo.”
Neem vrijblijvend contact met ons op!
Ontdek het tijdens de Blueprint sessie
